16.02.2023
1. Inleiding
NEXUS Nederland, gevestigd aan Lage Biezenweg 3 4131 LV Vianen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Met dit privacy statementgegevensbeschermingsverklaring willen wij u informeren welke persoonsgegevens wij als NEXUS verwerken. Wij informeren u over het type, het doel en de omvang van de verwerking. Deze gegevensbeschermingsverklaring is van toepassing op alle verwerking van persoonsgegevens door ons in het kader van onze dienstverlening, onze websites (inclusief bijvoorbeeld externe online aanwezigheden zoals sociale mediaprofielen) en onze websites.
De relevante rechtsgrondslag is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), die wordt gebruikt als rechtsgrondslag voor onze verwerking. Daarnaast zijn er nationale gegevensbeschermingsvoorschriften en bijzondere wetten die wij als rechtsgrondslag gebruiken (AVG).
2. Privacy statement NEXUS Nederland B.V.
2.1. Doel verwerking persoonsgegevens
NEXUS verwerkt persoonsgegevens om haar wettelijke taken uit te voeren. NEXUS heeft de volgende specifieke privacy statements:
- Privacy statement personeelsdossier;
- Privacy statement sollicitanten;
- Privacy statement contacten.
NEXUS Nederland verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- NEXUS Nederland analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
2.2. Uitwisseling van gegevens
De uitvoering van de wettelijke taak kan met zich meebrengen dat NEXUS gegevens, inclusief persoonsgegevens, deelt met anderen. Dit gebeurt op basis van een wettelijke grondslag of een verwerkersovereenkomst.
2.3. Informatie over gegevensverwerking
NEXUS informeert betrokkenen in beginsel als zij gegevens van hen gaat verwerken.
2.4. Beveiliging persoonsgegevens
NEXUS zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
2.5. Bewaartermijn persoonsgegevens
NEXUS bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking dan wel op grond van de Archiefwet is vereist.
2.6. Uw privacy rechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie (artikel 16 van de AVG) of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 17 van de AVG). Daarnaast kunt u verzet aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens.
Als u wilt weten welke persoonsgegevens NEXUS van u verwerkt, kunt u een inzageverzoek doen. NEXUS behandelt uw verzoek binnen 4 weken. Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
Een verzoek tot inzage in, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens of verzet tegen het gebruik van uw gegevens kunt u via e-mail indien bij NEXUS op het volgende e-mailadres: info@nexus-nederland.nl. Geef in de e-mail een duidelijke omschrijving van uw verzoek.
NEXUS is verplicht om te controleren dat de persoon die het verzoek indient, ook daadwerkelijk de persoon is op wie de gevraagde gegevens betrekking hebben. Om dit vast te stellen vragen wij u om met uw verzoek ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Zodra wij uw identiteit hebben gecontroleerd, vernietigen wij deze kopie. Op de kopie kunt u uw pasfoto, BSN-nummer en de machine readable zone onzichtbaar maken.
2.7. Beveiligen persoonsgegevens
NEXUS Nederland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via communicatie@nexus-nederland.nl
2.8. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
NEXUS Nederland gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
3. Privacy Statement Personeelsdossier
3.1. Verantwoordelijk
NEXUS is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat NEXUS beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.
NEXUS is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
3.2. Persoonsgegevens
NEXUS verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1), van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.
NEXUS gebruikt Volledige naam, Foto, Gebruikersnaam, Geslacht, Nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats, Burgerlijke Staat, Adresgegevens, Privé e-mailadres, Burgerservicenummer, Startdatum Dienstverband, Einddatum Dienstverband, FTE, Functie, Functieniveau, Manager, Bankrekening, Einddatum proeftijd, Privé Telefoonnummer, Verklaring Omtrent het Gedrag, Identiteitsbewijs, beoordelingsformulieren en CV’s voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, het voeren van de personeelsadministratie, het doen van betalingen (zoals salaris en declaratie) en voor de doorgifte van gegevens naar onder andere de belastingdienst.
3.3. Grondslag van de verwerking
NEXUS moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Op grond van dit artikel is het onder meer toegestaan dergelijke gegevens te verwerken voor de nakoming van een overeenkomst, zijnde het arbeidscontract, (artikel 6, sub b, van de AVG) en voor de nakoming van een wettelijke verplichting, zijnde het doorgeven van gegevens aan onder andere de belastingdienst (artikel 6, sub c, van de AVG).
Beveiliging persoonsgegevens
3.4. Beveiliging persoonsgegevens
Artikel 5 AVG verplicht NEXUS om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.
Het personeelsdossier is opgeslagen in Synergy. Deze data is uitsluitend toegankelijk voor de medewerker zelf en diens leidinggevende. Deze autorisatie is geregeld door middel van authenticatie.
3.5. Bewaartermijn persoonsgegevens
NEXUS bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (artikel 5, lid 1e, van de AVG).
NEXUS bewaart uw gegevens daarom 7 jaar na het beëindigen van het dienstverband. Gedurende deze tijd kan het nog nodig zijn dat wij gegevens moeten verstrekken aan de belastingdienst.
3.6. Uw privacy rechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 van de AVG).
Als u wilt weten welke persoonsgegevens NEXUS van u verwerkt, kunt u een inzageverzoek doen. NEXUS behandelt uw verzoek binnen 4 weken.
Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
Een verzoek tot inzage in, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u via e-mail indien bij NEXUS op het volgende e-mailadres: info@n exus-nederland.nl. Geef in de e-mail een duidelijke omschrijving van uw verzoek.
NEXUS is verplicht om te controleren dat de persoon die het verzoek indient, ook daadwerkelijk de persoon is op wie de gevraagde gegevens betrekking hebben. Om dit vast te stellen vragen wij u om met uw verzoek ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Zodra wij uw identiteit hebben gecontroleerd, vernietigen wij deze kopie. Op de kopie kunt u uw pasfoto, BSN-nummer en de machine readable zone onzichtbaar maken.
4. Privacy Statement Sollicitanten
4.1. Verantwoordelijk
NEXUS is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat NEXUS beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.
NEXUS is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
4.2. Persoonsgegevens
NEXUS verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1), van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.
NEXUS gebruikt volledige naam, geslacht, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, adresgegevens, privé e-mailadres, burgerservicenummer, privé telefoonnummer en alle andere zaken welke door de sollicitant met NEXUS worden gedeeld voor het screenen van sollicitanten en het voeren van het sollicitatieproces.
4.3. Grondslag van de verwerking
NEXUS moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Op grond van dit artikel is het onder meer toegestaan dergelijke gegevens te verwerken na ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene (artikel 6, sub 1a, van de AVG).
NEXUS kan alleen met uw toestemming de persoonsgegevens verwerken die u aanlevert bij uw sollicitatie. Daarom vragen we als u een solliciteert bij NEXUS expliciet naar uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens.
4.4. Beveiliging persoonsgegevens
Artikel 5, sub 1f, van de AVG verplicht NEXUS om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.
Informatie over (potentiele) sollicitanten wordt bewaard in een speciaal daarvoor ingerichte mailbox waar alleen gedelegeerde rapporterende aan de HR Manager toegang toe hebben. Op het moment dat een aanbieding wordt gemaakt dan zal deze informatie op de X: schijf opgeslagen worden waar alleen HRM toegang tot heeft. Na aanname wordt eSynergy ingericht en wordt fysieke informatie in de kluis bij HRM opgeslagen.
4.5. Bewaartermijn persoonsgegevens
NEXUS bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (artikel 5, lid 1e, van de AVG). NEXUS heeft de volgende bewaartermijnen met betrekking tot het sollicitatieproces:
Afwijzing na gesprek: maximaal 4 weken na definitief besluit van afwijzing
Portefeuille: 1 jaar (met expliciete toestemming van de kandidaat), jaarlijks wordt de kandidaat opnieuw verzocht of NEXUS de gegevens in portefeuille mag houden
Aanbieding + Geen aanname: alle gegevens van de sollicitatie worden maximaal 2 jaar na het aanbod bewaard. Dit om historie van aanbiedingen te kunnen traceren en te kunnen aantonen dat ondertekende en toegestuurde arbeidscontracten niet zijn geaccepteerd door kandidaten.
4.6. Uw privacyrechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie (artikel 16 van de AVG) of verwijdering (artikel 17 van de AVG) van uw persoonsgegevens te vragen. Daarnaast kunt u verzet aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens.
Als u wilt weten welke persoonsgegevens NEXUS van u verwerkt, kunt u een inzageverzoek doen. NEXUS behandelt uw verzoek binnen 4 weken.
Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
Een verzoek tot inzage in, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u via e-mail indien bij NEXUS op het volgende e-mailadres: info@n exus-nederland.nl. Geef in de e-mail een duidelijke omschrijving van uw verzoek.
NEXUS is verplicht om te controleren dat de persoon die het verzoek indient, ook daadwerkelijk de persoon is op wie de gevraagde gegevens betrekking hebben. Om dit vast te stellen vragen wij u om met uw verzoek ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Zodra wij uw identiteit hebben gecontroleerd, vernietigen wij deze kopie. Op de kopie kunt u uw pasfoto, BSN-nummer en de machine readable zone onzichtbaar maken.
5. Privacy Statement Contacten
5.1. Verantwoordelijk
NEXUS is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de (algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat NEXUS beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.
NEXUS is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
5.2. Persoonsgegevens
NEXUS verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1), van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.
NEXUS gebruikt volledige naam, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer om contact te onderhouden met haar klanten en leveranciers en het versturen van mailingen en brieven.
5.3. Grondslag van de verwerking
NEXUS moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Op grond van dit artikel is het onder meer toegestaan dergelijke gegevens te verwerken voor de nakoming van een overeenkomst, zijnde de mantelovereenkomst en de contracten (klanten) of het inkoopcontract (leveranciers), (artikel 6, sub b, van de AVG), dan wel na ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene (artikel 6, sub 1a, van de AVG). Dit laatste geldt voor contactpersonen welke toegang hebben tot de systemen van NEXUS (Jira en Confluence).
NEXUS kan alleen met uw toestemming de persoonsgegevens verwerken. Daarom vragen we als u toegang wilt krijgen tot Jira/ Confluence expliciet naar uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens.
5.4. Beveiliging persoonsgegevens
Artikel 5, sub 1f, van de AVG verplicht NEXUS om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.
Het personeelsdossier is opgeslagen in Synergy. Deze data is uitsluitend toegankelijk voor de medewerker zelf en dienst leidinggevende. Deze autorisatie is geregeld door middel van authenticatie.
5.5. Bewaartermijn persoonsgegevens
NEXUS bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (artikel 5, lid 1e, van de AVG).
NEXUS bewaart uw gegevens daarom voor wat betreft de klanten tot het einde van de mantelovereenkomst en voor wat betreft de leveranciers tot 25 maanden na het laatste contact.
5.6. Uw privacy rechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie (artikel 16 van de AVG) of verwijdering (artikel 17 van de AVG) van uw persoonsgegevens te vragen. Daarnaast kunt u verzet aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens.
Als u wilt weten welke persoonsgegevens NEXUS van u verwerkt, kunt u een inzageverzoek doen. NEXUS behandelt uw verzoek binnen 4 weken.
Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
Een verzoek tot inzage in, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u via e-mail indien bij NEXUS op het volgende e-mailadres: info@n exus-nederland.nl. Geef in de e-mail een duidelijke omschrijving van uw verzoek.
NEXUS is verplicht om te controleren dat de persoon die het verzoek indient, ook daadwerkelijk de persoon is op wie de gevraagde gegevens betrekking hebben. Om dit vast te stellen vragen wij u om met uw verzoek ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Zodra wij uw identiteit hebben gecontroleerd, vernietigen wij deze kopie. Op de kopie kunt u uw pasfoto, BSN-nummer en de machine readable zone onzichtbaar maken.
6. Contactgegevens
https://www.nexus-nederland.nl/ Lage Biezenweg 3
4131 LV Vianen
+31(0)88 0287100
T. Huiskamp is de Functionaris Gegevensbescherming van NEXUS Nederland.
E-mail: tony.huiskamp@nexus-nederland.nl
