Accare, een specialistische jeugdhulp organisatie met bijna 30 locaties in Noord- en Midden-Nederland, heeft onlangs het nieuwe elektronische patiëntendossier (EPD) ‘case’ geïmplementeerd. Met deze implementatie kunnen zorgverleners hun diagnostiek makkelijker vastleggen. We spraken met  Tamara de Wee-Lokhorst, Gezondheidszorgpsycholoog bij Accare, onder meer over de implementatie van case en samenwerking met NEXUS Nederland.

Focus op maatwerk en gespecialiseerde zorg

Accare richt zich op complexe psychische problematiek bij kinderen van nul tot achttien jaar, met een uitloop tot drieëntwintig jaar. De behandelingen variëren van individuele sessies tot systeemtherapie waarbij ook ouders en verzorgers betrokken worden. Daarnaast biedt Accare crisisinterventies en tijdelijke opnames aan voor acute situaties.

Implementatie van case

Accare heeft met ongeveer 800 zorgverleners, waaronder psychiaters, klinisch psychologen, orthopedagogen en verpleegkundigen, case in gebruik genomen. De implementatie van case was goed voorbereid. Tamara de Wee-Lokhorst, Gezondheidszorgpsycholoog: “Wij hebben voor de implementatie van het EPD een communicatiestrategie uitgedacht en iedereen online getraind. Tijdens deze trainingen kregen behandelaren een uur lang uitleg over het EPD. Bovendien was er de eerste week van de livegang een gezamenlijke opstart gepland om iedereen rustig met het systeem te laten beginnen.

In onze organisatie hebben we in ieder team een ambassadeur digitale zorg. Voor de implementatie van het EPD hebben we onze ambassadeurs uitgebreid getraind in case.  We hebben hen meegenomen in “Waarom zit dit hier?” of “Waarom is deze keuze gemaakt?”.  De ambassadeurs fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega’s en zij hebben een direct lijntje met mij. Dit helpt ons enorm om de kennis te verspreiden binnen de organisatie.”

Samenwerking tijdens ontwikkeling

De ontwikkeling van case was een intensief proces waarbij behandelaren, functioneel beheerders en ontwikkelaars nauw samenwerkten. Gedurende de NEXUS ontwerp dagen werden verschillende disciplines samengebracht om gezamenlijk te bepalen hoe het nieuwe systeem eruit moest zien. “Het is fijn dat je heel veel inspraak hebt in hoe het eruit moet gaan zien. Ik vond het echt heel leuk om dat te doen en ook heel nuttig,” aldus Tamara. “Er staat nu een goed eindproduct waarmee we live zijn gegaan.”

Eerste reacties van medewerkers

De eerste reacties van collega’s binnen Accare zijn over het algemeen positief. Tamara: “Het EPD is heel gebruiksvriendelijk en de overstap ging echt heel soepel. Iedereen is zonder problemen in het systeem gekomen. Een groot voordeel is dat behandelcoördinatoren en regiebehandelaren zijn toegevoegd aan de caseload, waardoor je daarop kunt filteren en je gedeelde caseload kunt doen. Dat is echt één van de pluspunten die collega’s super fijn vinden.”

Daarnaast zijn er natuurlijk ook nog verbeterpunten. Sommige collega’s zijn nog niet enthousiast over de brievenmodule Froala. Deze module is in het nieuwe EPD ingebouwd. Persoonsgegevens blijven in het EPD, waardoor veiligheid van patiëntgegevens gegarandeerd wordt. De brievenmodule is minder flexibel in het aanpassen van de lay-out dan Microsoft Word. Tamara: “Dat de lay-out minder flexibel is, gaat ook wennen zijn. Brieven die nog open staan en nog niet waren afgehandeld in het oude EPD moeten we bijvoorbeeld kopiëren en plakken naar de nieuwe brievenmodule. Daardoor verandert de lay-out. Hier zit nog ruimte voor verbetering.”

Toekomstige ontwikkelingen

Tamara: “We kijken uit naar de verdere doorontwikkelingen van case, met name de introductie van werklijsten die specifiek gericht zijn op werkprocessen. Deze aanpassing zal de efficiëntie verder verhogen en de zorgverlening nog meer optimaliseren.”